Wanneer en hoe start je met uitbesteden als hoogsensitieve ondernemer?
Ja, dat is een vraag die je op een gegeven moment gaat tegenkomen in je bedrijf. En waarom is dat als hoogsensitieve ondernemer dan anders dan als niet hoogsensitieve ondernemer?
Natuurlijk, de vraag ‘wanneer en hoe start ik met uitbesteden als ondernemer’ is voor elke ondernemer interessant. Maar voor hoogsensitieve ondernemers is het toch ook weer anders, omdat jouw energie sneller wordt verbruikt. En om veerkrachtig te blijven, kan het zo zijn dat uitbesteden voor jou als hoogsensitieve ondernemer eerder nodig is dan voor een niet-hoogsensitieve ondernemer. Daar ben ik eigenlijk wel zeker van, gezien alles wat ik over hoogsensitiviteit weet.
Het is ook een tweestrijd. Alles zelf doen is prettig, dan weet je dat het goed gebeurt. Ook hoef je anderen niet aan te sturen, te managen en te controleren. En dan heb je ook geen last van mensen om je heen. Want mensen zorgen voor sfeer en als HSP ben je extra gevoelig voor sfeer op en in je werk. Je voelt anderen aan en hoe meer mensen om je heen, hoe meer je van anderen oppikt dat van invloed kan zijn op jouw energie en prestaties.
Om veerkrachtig te blijven kan het zo zijn dat uitbesteden voor jou als hoogsensitieve ondernemer eerder nodig is dan voor een niet-hoogsensitieve ondernemer.
Het is een vaak gegeven advies: begin zo snel als mogelijk met uitbesteden! Ja, makkelijker gezegd dan gedaan. Ik hoor je denken:
‘Hoe ga ik dat financieel regelen?’
‘Waar moet ik beginnen?’
‘Wie moet ik waar voor aannemen?’
‘Moet ik iemand in loondienst nemen of inhuren als freelancer/ zzp’er’ ?
Een hele nieuwe wereld gaat voor je open. En alleen de vragen die ontstaan kunnen er al voor zorgen dat je het niet doet of uitstelt. Met als gevolg dat je zelf nog harder en harder gaat werken. Een kwalitatieve bore-out ligt op de loer. Je doet te veel taken die onder je niveau liggen en dat brandt je op.
Ik deel graag hoe ik ben begonnen met het uitbesteden van werk, wat ik nu heb uitbesteed, wat ik geleerd heb en wat ik je zou adviseren als hoogsensitieve ondernemer op het gebied van uitbesteden.
Hoe ik ben begonnen met uitbesteden als hoogsensitieve ondernemer
Het eerste dat ik heb uitbesteed, was het laten maken van een logo, website en een huisstijl. Daar heb ik aan het begin van het ondernemen niet ontzettend veel geld aan besteed. Ik was ongeveer € 1500,- kwijt aan het hele pakket en daar heb ik zeker 4 jaar veel plezier van gehad.
De eerste keer dat ik de btw aangifte moest doen deed ik dat samen met m’n vader. Dat was gelijk de laatste keer. Niet om m’n vader hoor, nee om al het gedoe er omheen. Ik wist niet of ik het goed deed. Ik had geen systeem waar alles juist in stond en ik dacht toen al met een lange termijn visie.
Ik dacht: als ik dit zelf blijf doen, moet ik ook de belastingaangifte doen aan het einde van het jaar, en is er geen stabiel systeem (alleen Excel) waarin al mijn gegevens goed staan en ik analyses kan maken van de financiële gegevens.
De tweede stap in mijn uitbestedingsreis was dus het zoeken van een goede boekhouder/accountant. En die boekhoudster heb ik nog steeds! Zo heb ik alle cijfers op één plek staan en krijg ik de juiste adviezen, wordt de btw-aangifte altijd voor me gedaan en ook de jaarlijkse aangifte heb ik geen omkijken naar. Dit jaar gaan we een verbetering doorvoeren zodat ik in de toekomst nog beter kan sturen op de cijfers.
De volgende stap: samenwerken met een Virtual Assistant
De volgende stap op het gebied van het uitbesteden van werk heb ik gedaan toen ik ongeveer twee en half jaar aan het ondernemen was. Ik had de term VA = Virtual Assistent vaak langs horen komen en besloot ook samen te gaan werken met een VA. Ik startte toen via de opleiding van Petra Fehring met een Virtual Assistent die nog in opleiding was. Ze was ontzettend snel en goed en al snel werkte ze zo’n 20 uur per maand voor me. Dat was een geweldige eerste ervaring met een VA. Omdat ze zo goed was is ze ook verder gegaan met haar eigen bedrijf, dus daar had ik natuurlijk alle begrip voor.
Wat ik nu uitbesteed aan werkzaamheden
Op dit moment ben ik bijna zes jaar ondernemer, werk ik met een vast team van 2 Virtual Professionals (de term VA is veranderd naar Virtual Professional) en diverse andere professionals en heb ik de volgende zaken uitbesteed:
1) Algemeen
Agendabeheer, e-mail en procedures optimaliseren.
2) Technisch
Facebook-advertenties worden door Naomi Beusink van Beusink Marketing opgezet en beheert.
Website technische zaken worden onderhouden door Erik Balster van Balster Webdesign.
3) Online content en marketing
Jiska Rook van Essencio denkt mee en adviseert in het neerzetten van een contenstrategie en plant de socialmediaberichten in. Daarnaast adviseert en optimaliseert ze in het juist formuleren en schrijven van blogs op de website.
Essencio’s Margreet Kattouw heeft de nieuwe branding van HSP & WERK ontwikkeld, waar ik bewust meer in heb geïnvesteerd dan de eerste keer, zodat ik een echt professioneel merk neer kan zetten. Indien ik nieuwe brandingmiddelen nodig heb, kan ik daarvoor ook weer een beroep op hen doen.
De Podcast van HSP & WERK wordt elke 2 weken online gezet door Tyana Golsteijn van Blackbirds Podcasts.
Eén van m’n VA’s, Marion, verzorgt het vullen en optimaliseren van Pinterest. Daar gaan we dit jaar vol op focussen.
4) Klantenservice
Pakketten versturen en e-mailcontact, beantwoorden van vragen etc., worden verzorgt door Joëlle en Marion.
5) Programmamanagement
Alles wat met in- door en uitstroom van klanten te maken heeft ligt bij Joëlle.
6) Financiële administratie
De financiële- en de loonadministratie wordt verzorgd door Janneke van De Boekhouding
Naast het uitbesteden aan mensen, heb ik ook veel systemen die werk uit handen nemen. Daar schrijf ik binnenkort een apart blog over.
Luister altijd naar je gevoel. Behoud het overzicht en pak de leiding. Investeer tijd en geld om je mensen in te werken. In het begin kost het meer energie. Uiteindelijk krijg je dat er voor terug.
Wat ik heb geleerd van werk uitbesteden
Uitbesteden als (hoogsensitieve) ondernemer is nodig als je bedrijf groeit. Het is echter niet gemakkelijk. Het zorgt ervoor dat je rol verandert. Je word genoodzaakt om je leiderschap te ontwikkelen. Het is een balansstuk tussen loslaten en controle uitoefenen. En het vergt aandacht, energie en inzicht om de juiste persoon het juiste werk te laten uitvoeren.
Elke fase van je bedrijf heeft een andere vorm in de praktijk nodig. Zo kan het zijn dat iemand waar je mee startte, twee jaar later niet meer passend is. Dat heeft met veel factoren te maken.
Luister altijd naar je gevoel. Vertrouw daarop. Behoud het overzicht en pak de leiding. Investeer ook in tijd en geld om je mensen in te werken. In het begin kost het meer tijd en energie. Uiteindelijk krijg je dat er ook voor terug.
Werkt het niet? Check bij jezelf of je er alles aan gedaan hebt. Zo ja, en het wordt niet beter, wees dan eerlijk naar de persoon in kwestie en naar jezelf. Uiteindelijk kom je er beiden dan beter uit.
Tips: Zo begin je met werk uitbesteden als hoogsensitieve ondernemer
Waarschijnlijk heb je al een tijd het gevoel dat zoals het nu gaat, het niet lang meer goed gaat. Je hebt ondersteuning nodig. Doorloop dan de volgende stappen om de juiste keuze te maken qua wat je wilt uitbesteden en aan welke professional.
- Bepaal je ideale werkweek
Op welke dagen wil je werken en waaraan? Wat is voor jou kloppend zodat je in balans blijft en je na een werkdag nog energie hebt? - Maak een overzicht van al je werkzaamheden en verdeel deze in categorieën. Bijvoorbeeld sales, marketing, administratie etc.
- Kijk goed waar jij het meeste energie van krijgt en wat strategisch het werk is dat het beste bijdraagt aan groei en ontwikkeling van je bedrijf. Voor mij is dat onder andere de businessstrategie bepalen, schrijfwerk, verkoopgesprekken en online marketing, zoals webinars geven.
- Bepaal vervolgens: wat zijn de werkzaamheden waar jij het minst energie van krijgt en die jou bedrijfstechnisch het minst opleveren? Dat is bijvoorbeeld, standaard mail beantwoorden, socialmediaposts plaatsen of afspraken inplannen.
- Bepaal vervolgens wat je wilt uitbesteden.
- Bepaal wat voor professional per type werk je nodig hebt. Ik wil je adviseren om het werk vooral uit te besteden aan professionals. Zo besteed ik mijn online marketing bewust uit aan contentprofessionals en laat ik m’n Facebook-advertentie inrichten door iemand die daar haar prioriteit van heeft gemaakt. Het is beter om drie verschillende professionals in te huren dan één professional die alles een beetje kan. Dat lijkt in het begin wellicht niet zo, maar uiteindelijk levert het je meer op. Iedereen z’n vak!
- Schrijf een vacaturetekst en plaats deze online of ga zelf op zoek via bijvoorbeeld Petra Fehring van de Academie voor Virtual Professionals of bij Danielle Leuvering van de VA Business Academy.
Geniet van het proces van de groei van je bedrijf. Neem de stap, het gaat je meer vrijheid opleveren. En ‘think with the end in mind‘. Maak je keuzes op basis daarvan. Dat maakt dat je je doelen bereikt.
Veel succes!
Uitbesteden gaat over het inrichten van je bedrijf op jouw voorwaarden. Jij bent de baas en het mag gaan zoals jij wilt, zodat je je er als hoogsensitieve ondernemer goed bij voelt en er voor 100% voor je klanten kunt zijn. Wil je meer keuzes gaan maken vanuit wie je bent en je bedrijf nog verder vormgeven op jouw voorwaarden? Download dan het gratis HSP & WERKboek ‘Ondernemen op jouw voorwaarden‘.
